Инфографика в презентации: как сделать графики, диаграммы и схемы?

Как сделать инфографику и графики в презентации?

Графики в PowerPoint вставляются через «Вставка» → «Диаграмма»: вы выбираете тип, и открывается таблица Excel, куда нужно внести свои цифры. Тип подбирают под задачу: столбцы помогают сравнить значения, линия показывает изменение во времени, а круговая диаграмма - доли целого, если частей не больше пяти. Схемы процессов, этапов и иерархий удобно делать через «Вставка» → «SmartArt». Для любой инфографики действует одно правило: одна мысль на график, крупные подписи и главное значение, выделенное цветом.

Если цифры уже есть в тексте доклада, презентация по тексту может сразу собрать слайды с таблицами и графиками, а вам останется проверить данные. Ниже разберём, какой график выбрать, как вставить и оформить его в PowerPoint, как делать схемы и простую инфографику и какие ошибки в диаграммах встречаются чаще всего.

Зачем графики на слайде и какой выбрать

Таблица с двадцатью числами на слайде почти бесполезна: пока зал ищет нужную строку, вы уже говорите о другом. График показывает те же данные так, что закономерность становится видна за секунду. В справке Microsoft назначение диаграмм сформулировано так:

Диаграммы показывают данные в графическом виде, который помогает вам и вашей аудитории увидеть связи между данными.

Оригинал: Charts display data in a graphical format that can help you and your audience visualize relationships between data.

Ключевое слово здесь «связи»: график нужен, когда вы хотите показать, что одно значение больше другого, что показатель растёт или падает или что часть составляет определённую долю целого. Если такой мысли нет, график не нужен, и хватит одной крупной цифры. Тип графика выбирают по мысли, а не по красоте, и в таблице видно, какой тип для чего подходит:

Отдельно о круговой диаграмме, которую очень любят ставить на слайды. Покажите залу круг из восьми секторов, где самый большой занимает 16%, а самый маленький 9%, и спросите, какой сектор второй по величине. Ответить почти никто не сможет, потому что глаз плохо сравнивает углы. Поэтому если долей больше пяти, берите столбцы и выстраивайте их по убыванию, тогда ответ виден сразу.

Прежде чем строить график, полезно ответить себе на три вопроса:

• Какую одну фразу я скажу, показывая этот график? Если такой фразы нет, график не нужен.
• Кто будет смотреть: комиссия, которая проверяет каждую цифру, или класс, которому важна общая картина? Для первой подпишите точные значения, для второго хватит наглядной формы.
• Сколько секунд слайд будет на экране? За десять секунд зритель успеет заметить один выделенный столбец, но не легенду из шести цветов.

Как вставить и оформить график в PowerPoint

Технически вставить график просто, но одна особенность удивляет почти каждого в первый раз: цифры графика хранятся в Excel. Microsoft пишет об этом так:

Если вставить диаграмму в Word или PowerPoint, откроется новый лист Excel.

Оригинал: If you insert a chart in Word or PowerPoint, a new sheet is opened in Excel.

В открывшемся окне вы увидите заготовку с подписями вроде «Категория 1» и «Ряд 2», которую нужно просто заменить своими числами. Переживать за флешку не стоит: таблица сохраняется внутри файла презентации, и отдельный файл Excel брать с собой не нужно. Порядок действий такой:

1. Откройте «Вставка» и выберите «Диаграмма». В PowerPoint столбцы называются гистограммой, линия - графиком, а круговая диаграмма так и называется.
2. В открывшейся таблице введите свои числа поверх примерных. Названия категорий делайте короткими, иначе на оси они наложатся друг на друга.
3. Закройте таблицу и посмотрите на слайд. Сетку, легенду при одной серии данных и объёмные эффекты удалите: щёлкните по элементу и нажмите Delete.
4. Перекрасьте все столбцы в серый, а тот, о котором будете говорить, в яркий цвет. Зал поймёт, куда смотреть, ещё до того, как вы начнёте объяснять.
5. Замените заголовок. Вместо «Продажи по месяцам» напишите, что произошло: «В декабре продажи выросли вдвое».

Именно последние два шага превращают обычный график в инфографику. Гарр Рейнольдс, автор книги «Presentation Zen», советует как раз убирать лишнее:

Многие отображения количественных данных становятся эффективнее, если просто убрать несущественное.

Оригинал: Many quantitative displays can become more effective if you simply reduce the nonessential.

Разница между стандартным и доработанным графиком хорошо видна рядом:

Схемы и простая инфографика

Не всё в презентации сводится к цифрам. Этапы процесса, структуру организации, причины и следствия лучше показывать схемой. Для этого в PowerPoint есть SmartArt: на вкладке «Вставка» выберите «SmartArt», и откроется набор готовых схем, от списков и процессов до циклов, иерархий и связей. Каждый тип подходит для своей задачи:

• Процесс, то есть схема со стрелками слева направо, подходит для хода проекта, алгоритма или инструкции.
• Иерархия в виде дерева сверху вниз подходит для структуры организации, классификации животных или понятий.
• Цикл в виде кольца со стрелками подходит для круговорота воды, жизненного цикла и других повторяющихся процессов.
• Сравнение из двух блоков рядом подходит для сопоставлений «было - стало» или «за - против».

Текст в блоках SmartArt пишите коротко, в два-три слова, потому что схема работает, пока её можно охватить одним взглядом. Если в блоке получается целое предложение, лучше сделать обычный список.

Сама схема в SmartArt собирается так:

1. На вкладке «Вставка» нажмите «SmartArt» и выберите группу: «Процесс», «Цикл» или «Иерархия».
2. Слева от схемы откроется панель текста. Пишите пункты в неё, а клавишей Tab делайте пункт вложенным.
3. На вкладке «Конструктор SmartArt» выберите цвета из темы презентации, чтобы схема не выбивалась из общего оформления.

Простую инфографику можно сделать и без специальных программ. Крупная цифра с подписью, ряд одинаковых значков, часть которых закрашена другим цветом, стрелка между «было» и «стало» - всё это собирается из фигур и значков на вкладке «Вставка». Где взять бесплатные значки, мы подробно рассказали в статье о том, где взять иконки и картинки для презентации.

Частые ошибки в диаграммах

Ошибки в графиках опасны тем, что искажают смысл, а внешний вид страдает во вторую очередь. Слушатель доверяет картинке и может сделать неверный вывод. Чаще всего встречаются четыре промаха:

Если данных действительно много, разбейте их на несколько слайдов с одной мыслью на каждом, а полную таблицу вынесите в приложение. Другие типичные ошибки, от текста до выступления, мы собрали в статье о частых ошибках в презентациях.

Насколько доработка меняет график, видно по задачам, которые он должен решать:

Графики и таблицы с помощью нейросети

Вводить цифры в Excel по одной долго, особенно если опрос большой. Если данные уже есть в тексте доклада, по слайдам их может разложить нейросеть, а вам останется их сверить. Сверять при этом нужно обязательно, потому что за цифры в графике отвечаете вы, а не сервис. В SimpleSlide это делается так:

Какой путь выбрать в зависимости от ситуации, сведено в таблицу: