Правила хорошей презентации: короткий чек-лист перед показом

Какие правила у хорошей презентации?

Хорошая презентация держится на трёх правилах: одна главная мысль на всю презентацию и одна мысль на каждый слайд, текст, который читается с последнего ряда, и выступление, которое укладывается в отведённое время. Из них вытекают все остальные: короткие пункты вместо абзацев, крупный шрифт и контрастные цвета, одинаковое оформление слайдов, вывод в конце и репетиция вслух. Проверить всё это можно по короткому чек-листу, и лучше делать это не в последний час перед показом, а по этапам подготовки.

Если сравнивать ручную сборку с таким вариантом, как презентация с помощью нейросети, во втором случае часть правил соблюдается сама: сервис держит одно оформление на всех слайдах и не пишет абзацы. Ниже разберём правила для содержания, оформления и выступления, чек-лист по этапам подготовки и то, как правила меняются в зависимости от формата.

Правила для содержания

Содержание проверяют первым, потому что его ошибки не исправит никакое оформление. Все правила этой группы сводятся к одному вопросу: поймёт ли слушатель, что вы хотели сказать. Основа выглядит так:

Первое правило самое трудное. Пока главной мысли нет, слайды множатся, и каждый кажется нужным. Но как только она сформулирована, лишнее становится видно сразу: всё, что не работает на главную мысль, можно убрать без потери смысла. В каком порядке эту мысль лучше раскрывать, мы подробно разбирали в статье о структуре презентации.

Второе правило помогает и слушателю, и вам. Заголовок-утверждение вроде «Продажи выросли за счёт новых клиентов» говорит гораздо больше, чем заголовок-ярлык «Продажи». Если прочитать такие заголовки подряд, получится краткий пересказ всей презентации, и это лучшая проверка её логики. На практике правило раскладывается на три привычки:

• Пишите в заголовке вывод, а не тему: «Рынок вырос вдвое» вместо «Рынок», «Опрос показал, что...» вместо «Результаты опроса».
• Оставляйте на слайде только то, что подтверждает заголовок. Интересный, но посторонний факт уводит слушателя в сторону от вашей мысли.
• Проверяйте каждую цифру и дату по первоисточнику. Одна ошибка подрывает доверие ко всему остальному, даже к тому, что сделано хорошо.

Правила для оформления

Оформление должно не украшать слайды, а помогать их читать. Если слушателю приходится прилагать усилие, чтобы разобрать текст, он перестаёт слушать вас. В советах Microsoft по презентациям есть правило, которое стоит держать в голове при работе над каждым слайдом:

Используйте маркированные пункты или короткие предложения и старайтесь, чтобы каждое помещалось в одну строку.

Оригинал: Use bullets or short sentences, and try to keep each to one line

Пункт в одну строку - это три-шесть слов. Звучит строго, но если переписать так хотя бы один свой слайд, он станет заметно понятнее, а всё остальное вы скажете голосом. Там же Microsoft даёт совет и про фон:

Делайте фон слайдов неброским и одинаковым.

Оригинал: Make slide backgrounds subtle and keep them consistent.

Хороший доклад легко теряется на фоне с блестящими звёздами или когда каждый слайд окрашен по-своему. В таком случае слушатель тратит первые секунды каждого слайда на то, чтобы привыкнуть к новому виду, и пропускает начало вашей фразы. Один шаблон на всю работу снимает эту проблему целиком, а дальше по оформлению остаётся немного:

1. Используйте не больше двух шрифтов: один для заголовков, второй для текста. Берите те, что точно установлены на чужом компьютере, например Arial или Calibri, иначе PowerPoint заменит шрифт на первый попавшийся.
2. Начинайте с размера 18 пунктов. Если текст не помещается, значит, на слайде лишние слова, и убирать нужно именно их.
3. Проверяйте контраст с расстояния: отойдите от ноутбука к стене и посмотрите на слайд. Если текст выглядит бледным, поменяйте его цвет.
4. Подписывайте у графика оси, единицы измерения и источник. Без этого комиссия спросит, что отложено по вертикали, и полминуты уйдёт на объяснение.
5. Оставляйте самую простую анимацию или обходитесь без неё. Буквы, которые влетают по одной, смешат зал, а не помогают ему понять мысль.

Если хочется разобраться глубже, вот книги о презентациях, с которых стоит начать.

Правила для выступления

Даже самые аккуратные слайды не спасут выступление, если докладчик читает их вслух или не укладывается во время. Слайды - это подсказка для слушателя, а не текст для докладчика. Из этого вытекают три правила:

• Рассказывайте, а не читайте. Выпишите к каждому слайду ключевые слова и говорите по ним своими словами.
• Смотрите на людей. Экран находится у вас за спиной, и поворачиваться к нему стоит, только чтобы показать что-то конкретное.
• Укладывайтесь в регламент с запасом. Две минуты в резерве почти всегда пригождаются, на вопросы или на сбой техники.

Отрепетировать всё это можно за один вечер, если не пытаться выучить текст наизусть:

1. Пролистайте слайды и на каждом скажите вслух одну фразу о том, про что он. Эта разминка помогает выстроить порядок в голове.
2. Затем расскажите всё полностью с секундомером, как на выступлении. Там, где запнулись, добавьте в заметки под слайдом два-три слова-подсказки.
3. Второй прогон проведите перед живым человеком, пусть даже перед родителями или соседом по комнате, и попросите задать хотя бы один вопрос. Вопрос живого слушателя показывает пробелы, которых вы сами не замечаете.

Число слайдов под своё время удобно прикинуть заранее, об этом рассказано в отдельной статье о том, сколько слайдов нужно в презентации. А если интересно посмотреть, что бывает, когда правила нарушены, загляните в разбор частых ошибок в презентациях.

Одно и то же правило в классе и в переговорной работает по-разному. Школьнику на уроке важно, чтобы одноклассники поняли тему, девятикласснику на защите - чтобы комиссия поверила, что работу делал он сам, а менеджеру - чтобы клиент согласился на следующую встречу:

Чек-лист перед показом

Проверять все правила разом неудобно, да и бессмысленно: незачем подбирать шрифт для слайда, который завтра окажется лишним. Поэтому чек-лист разбит по этапам подготовки, и всё, что сделано вовремя, не придётся судорожно исправлять утром.

Порядок здесь важен: сначала смысл, потом внешний вид, потом голос и только в конце техника. Если его нарушить, правка смысла после оформления обходится вдвое дороже, потому что переделывать приходится и текст, и дизайн. А разница между работой по правилам и работой наугад заметна на каждом шаге:

Как соблюсти правила быстрее с нейросетью

Если посчитать, на что уходит вечер подготовки, окажется, что вовсе не на мысли. Время тратится на то, чтобы сократить абзац до трёх пунктов, двадцать раз выровнять заголовок и найти подходящую картинку. Эту часть работы берёт на себя нейросеть. Думать за вас, сверять цифры и репетировать она не будет, так что обязанности делятся честно: механика ей, содержание вам. В SimpleSlide это выглядит так:

Если времени мало, начните с того, что важнее всего в вашей ситуации:

Правила из этой статьи не требуют делать одинаковые серые слайды. Они о том, чтобы слушателю было легко понять вас с первого раза. Если ради сильной идеи хочется какое-то правило нарушить, нарушайте, но осознанно и понимая, зачем.