Презентация для руководителя: как уложить решение в 5 минут?

Как сделать презентацию для руководителя?

Начните с конца: в первую же минуту назовите руководителю вывод и то, что вы предлагаете сделать, и только потом объясняйте, почему. На всё выступление хватит трёх-пяти слайдов: решение и просьба, два-три довода с цифрами, риски и следующий шаг. Подробные таблицы и расчёты не выносите в основную часть, а держите в приложении за последним слайдом и открывайте, только если о них спросят. Так вы уложитесь в пять минут, и руководитель успеет принять решение прямо на встрече, а не отложит его на «подумать потом».

Если материал уже есть в виде отчёта или служебной записки, слайды быстрее собрать из него: презентация по тексту разложит отчёт по слайдам, а вам останется сократить их до главного. Ниже разберём, почему руководителю нужен ответ в начале, какие слайды оставить, как подать цифры, что делать, когда вас перебивают, и как собрать такую презентацию быстро.

Почему руководителю нужен ответ в начале

Школьная привычка рассказывать по порядку, от введения через ход работы к выводам, в кабинете руководителя подводит. У него плотное расписание и десяток решений за день, поэтому слушать двадцать минут, чтобы на последнем слайде узнать, о чём речь, он не станет и перебьёт вас уже на третьем. Нэнси Дуарте, которая много лет готовит выступления для топ-менеджеров крупных компаний, предлагает простое правило:

Начните с выводов и рекомендации, сразу скажите, как распорядитесь временем встречи, а все подробности держите в приложении и открывайте их, только когда спросят.

Оригинал: Lead with your findings and your recommendation, tell them up front how you’ll spend their meeting time, and keep the rest of your detail in an appendix you pull up only when they ask.

Такой порядок кажется непривычным, но он работает: руководитель сразу понимает, о чём разговор и чего от него ждут, и все следующие слайды воспринимает уже как доказательства. Вывод в начале экономит больше времени, чем любое оформление слайдов.

Сложность в том, что сформулировать этот вывод труднее, чем сделать двадцать слайдов. Помогает такой порядок действий:

1. Представьте, что встретили руководителя в лифте и у вас есть тридцать секунд. Запишите дословно, что вы ему скажете.
2. Уберите из записанного всё, что объясняет, и оставьте то, что просит или сообщает: «Предлагаю...», «Нужно согласовать...», «Проект отстаёт на две недели, и вот почему».
3. Добавьте одну цифру, ради которой стоит слушать дальше: экономию, сроки или риск.
4. Прочитайте формулировку вслух коллеге. Если он переспросит «и что ты хочешь?», значит, просьбы в ней пока нет.

В итоге меняется сам порядок рассказа:

Какие слайды оставить

Чтобы принять решение, руководителю нужны ответы на несколько вопросов: что вы предлагаете, почему, сколько это стоит, что может пойти не так и что требуется от него. На каждый вопрос отводится один слайд, и больше обычно не нужно:

Всё остальное переносится в приложение за последним слайдом. У Дуарте есть на этот счёт удобная пропорция:

Следуйте правилу 10%: если в приложении 50 слайдов, сделайте 5 итоговых, и так далее.

Оригинал: Follow the 10% rule: If your appendix is 50 slides, create 5 summary slides, and so on.

Приложение служит не свалкой, а страховкой. Когда руководитель спросит, откуда эти цифры, вы за секунду откроете нужный слайд. Как быстро переходить к запасным слайдам во время показа, мы описывали в статье о том, что поставить на последний слайд.

Как подать цифры

Руководитель смотрит на цифры, чтобы понять одно: хорошо это или плохо и насколько. Таблица на двадцать строк на этот вопрос не отвечает, а одна цифра с понятным сравнением отвечает сразу. Чтобы цифры работали, соблюдайте несколько правил:

• Ставьте одну главную цифру на слайд и делайте её крупной. «Минус 3 дня на закрытие месяца» понятнее, чем таблица сроков по отделам.
• Всегда давайте сравнение: было и стало, план и факт, вы и конкуренты. Цифра без сравнения ничего не говорит.
• Пишите в заголовке слайда вывод, а не название графика. Не «Расходы по кварталам», а «Расходы растут третий квартал подряд».
• Округляйте. 2,97 млн проще произнести и запомнить как «почти 3 миллиона», а точное число пусть останется в приложении.

Если без графика не обойтись, делайте его простым и выделяйте цветом одно значение, о котором сейчас говорите. Подробнее об этом рассказано в статье про графики и инфографику в презентации. Перед встречей полезно сделать ещё одну проверку:

Что делать, когда перебивают

Руководитель почти наверняка перебьёт, и это хороший знак, потому что ему интересно. Плохо, если вы растеряетесь и начнёте возвращаться к своему плану. Дуарте советует заранее договориться о правилах: в начале скажите, что за первые пару минут покажете главное, а остальное время оставите на вопросы. Тогда перебивать будут реже.

Вопросы руководителей удивительно похожи, будь то стартап или завод. Под каждый из них имеет смысл заранее подготовить слайд в приложении:

• Про деньги спросят всегда, даже если вы пришли обсуждать график отпусков. Держите под рукой, сколько это стоит и когда окупится.
• Вопрос «а если вообще ничего не менять?» многих застаёт врасплох, хотя честный ответ на него часто убеждает лучше всех плюсов вместе взятых.
• Кто отвечает за результат. Если назвать отдел, ответственного по сути не будет, поэтому нужны фамилия и дата.
• Вопрос «откуда цифры» звучит постоянно. Мелкая подпись с источником под графиком снимает его заранее.

Если вас всё-таки перебили, действуйте в таком порядке:

1. Остановитесь и дослушайте вопрос до конца, даже если кажется, что вы уже всё поняли.
2. Ответьте коротко, одной-двумя фразами. Если нужен слайд из приложения, откройте его.
3. Не возвращайтесь к слайду, на котором остановились, если разговор ушёл дальше. Руководитель сам ведёт встречу к решению, и ваша задача - помочь ему.
4. Если не знаете ответа, так и скажите и назовите срок, к которому его дадите. Честное «уточню к пятнице» лучше догадки.

Отдельно о неприятных новостях:

Как с первых слов перейти к делу, мы разбирали на примере защиты проекта в статье о том, как начать выступление. Принципы там те же.

Как собрать такую презентацию быстро

Больше всего времени здесь уходит не на слайды, а на формулировку вывода. Когда она готова, сами слайды собираются быстро, особенно если материал уже есть в отчёте. В SimpleSlide можно загрузить отчёт или служебную записку файлом DOCX или PDF, выбрать 5 слайдов и стиль «Бизнес», а затем переставить слайды так, чтобы вывод оказался первым. Длинные расчёты из черновика перенесите в приложение.

Чем подача «вывод сначала» выигрывает у рассказа по порядку, видно по задачам:

Разговоры с руководителем бывают разными, и под каждый формат презентация строится немного по-своему:

Какой подход выбрать в вашей ситуации, подскажет итоговая таблица: