Как объединить несколько презентаций PowerPoint в один файл?

Как объединить несколько презентаций PowerPoint в одну?

Объединить презентации в PowerPoint можно двумя способами. Первый: откройте основной файл, на вкладке «Главная» нажмите стрелку под кнопкой «Создать слайд», выберите «Повторное использование слайдов» и укажите второй файл. Второй: откройте обе презентации, скопируйте слайды из одной и вставьте в другую. В обоих случаях вставленные слайды по умолчанию принимают оформление основного файла, а если их нужно оставить как в оригинале, отметьте «Сохранить исходное форматирование».

Если после склейки получилась пёстрая работа из частей в разных стилях, иногда быстрее собрать её заново: презентация онлайн по общему тексту сразу получает одно оформление на всех слайдах. Ниже разберём оба способа объединения по шагам, выбор оформления, импорт слайдов в Google Презентациях и то, что стоит проверить после склейки.

Способ 1: повторное использование слайдов

Повторное использование слайдов удобно, когда нужно забрать часть слайдов из большого файла коллеги и при этом не открывать его целиком. Вы видите миниатюры второй презентации в панели справа и вставляете только то, что нужно. Microsoft описывает эту функцию так:

Вы можете добавить в презентацию один или несколько слайдов из другой, не открывая второй файл.

Оригинал: You can add one or more slides to your presentation from another, without having to open the other file.

Команда есть в PowerPoint для Windows и Mac, но второй файл должен лежать на компьютере: по той же справке, брать слайды из облачных файлов этой командой больше нельзя. Поэтому презентацию из OneDrive или почты сначала сохраните в папку на диске. Небольшая инструкция:

1. Откройте основную презентацию и в списке слайдов слева щёлкните место, после которого должны появиться новые слайды. Так они сразу встанут в нужное место, и перетаскивать их потом не придётся.
2. На вкладке «Главная» нажмите стрелку под кнопкой «Создать слайд» и выберите «Повторное использование слайдов».
3. В панели справа нажмите «Открыть файл PowerPoint» и выберите вторую презентацию.
4. Если слайды должны сохранить свой вид, отметьте внизу панели «Сохранить исходное форматирование». Без этой отметки они перекрасятся в оформление основного файла.
5. Щёлкните миниатюру, чтобы вставить один слайд, или щёлкните правой кнопкой любой слайд и выберите «Вставить все слайды».

Главное удобство этого способа в том, что можно брать только нужные слайды, а не весь файл. При этом исходный файл остаётся без изменений: вы работаете с копиями, поэтому чужую презентацию случайно не испортите, даже если потом удалите или перепишете вставленные слайды.

Способ 2: копировать и вставить

Если обе презентации уже открыты, быстрее скопировать слайды обычным способом, через буфер обмена. Этим пользуются почти все, но мало кто смотрит на значок параметров вставки, а от него зависит, как будут выглядеть слайды после переноса. Порядок действий такой:

1. Откройте обе презентации и расположите окна рядом, чтобы видеть списки слайдов в обеих.
2. Во второй презентации выделите нужные слайды в списке слева. Несколько слайдов подряд выделяются с зажатой клавишей Shift, вразнобой с клавишей Ctrl.
3. Нажмите Ctrl+C, перейдите в основную презентацию, щёлкните место, куда нужно вставить слайды, и нажмите Ctrl+V.
4. Рядом со вставленными слайдами появится значок параметров вставки. Через него выберите, принять ли тему основного файла или сохранить исходное оформление.

Слайды можно и перетащить мышкой из одного окна в другое, результат будет тем же. Чтобы выбрать способ под свою задачу, сравните их рядом с импортом в Google Презентациях, о котором речь пойдёт ниже:

После склейки слайды оказались разного формата? Посмотрите, как изменить размер слайда в PowerPoint.

Как сохранить или поменять оформление

Главный вопрос при объединении не в том, как перенести слайды, а в том, как они будут выглядеть на новом месте. По умолчанию PowerPoint подгоняет вставленные слайды под основной файл, и справка Microsoft объясняет это правило так:

По умолчанию скопированный слайд наследует оформление того слайда, после которого вы его вставляете в целевой презентации.

Оригинал: By default, a copied slide inherits the design of the slide you're inserting it after in the destination presentation.

Чаще всего это именно то, что нужно: после вставки все слайды выглядят как одна работа, а не как склейка из разных файлов. Однако есть ситуации, когда исходное форматирование лучше сохранить:

• Раздел коллеги оформлен в фирменных цветах другого отдела, и зрители должны сразу узнать, чья это часть.
• На слайде сложная схема из десятка фигур. В новой теме у фигур меняются шрифты и отступы, и схема рассыпается при вставке, а собирать её заново дольше, чем оставить старое оформление.
• Вы собираете сборник независимых докладов, где у каждого автора свой стиль, и единое оформление здесь скорее мешает, чем помогает.

Разница между двумя вариантами хорошо видна, если поставить их рядом:

Если вы собираете одну цельную презентацию, почти всегда лучше тема основного файла: съехавшие элементы проще поправить вручную, чем потом объяснять залу, почему половина слайдов выглядит иначе. Исходное форматирование оставляйте для сборников, где части и должны отличаться.

Если текст лежит в Word, можно собрать презентацию прямо из документа.

Объединение в Google Презентациях и после склейки

В Google Презентациях объединение устроено похоже: в меню «Файл» выберите «Импортировать слайды», укажите презентацию с Диска или загрузите файл PowerPoint с компьютера, отметьте нужные слайды и нажмите «Импортировать». Флажок «Сохранить исходную тему» работает так же, как исходное форматирование в PowerPoint. Этим способом удобно пользоваться в групповом проекте, когда каждый участник делает свою часть в отдельном файле, а в конце части собираются в один.

Склейка группового проекта проходит спокойно, если договориться о правилах до того, как все разойдутся по своим файлам. Иначе в последний вечер придётся переделывать чужие слайды. Обсудите заранее три вещи:

• Какой шаблон берёте. Надёжнее, если один человек сделает пустой файл с оформлением и раздаст всем копию, тогда части совпадут ещё до объединения.
• Кто делает титульный слайд, план и выводы. Если не договориться, в общей презентации окажется по три титульных слайда и ни одного общего вывода.
• Сколько слайдов у каждого. Без общего лимита одна часть легко разрастается на половину презентации, а на остальных не хватает времени выступления.

Даже при хорошей договорённости после любой склейки пролистайте презентацию целиком в режиме показа. Обычно всплывают одни и те же проблемы:

Чтобы навести порядок в частях после объединения, удобно разбить презентацию на разделы по авторам или темам, как описано в статье про структуру презентации. А если после склейки оформление выглядит пёстрым, помогут советы из статьи про оформление презентации.

Когда проще собрать заново

Если частей много и каждая оформлена по-своему, приводить их к одному виду вручную бывает дольше, чем собрать презентацию заново из общего текста. Так часто поступают с групповыми проектами: каждый участник пишет свою часть текстом, тексты собираются в один документ, а слайды создаются за один раз и сразу выглядят одинаково. В SimpleSlide это делается в три шага.

Подробнее о том, как собрать слайды из готового текста и какие сервисы для этого подходят, рассказано в статье о нейросетях для презентаций PowerPoint. Какой способ выбрать под свою ситуацию, подскажет таблица:

И напоследок о том, что выигрываете, когда принимаете тему основного файла, а не склеиваете части как есть. Разница заметна по трём задачам:

Если вы только начинаете групповую работу, договоритесь об общем шаблоне с первого дня. Тогда объединение займёт несколько минут, а время перед выступлением уйдёт на репетицию, а не на выравнивание чужих слайдов.